Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.
W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.
W Urzędzie Gminy Pabianice prowadzone są następujące archiwa, rejestry i ewidencje; dane w nich zawarte mogą być udostępniane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198 ze zm.) z ograniczeniami wynikającymi z ustawy z 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 ze zm.) i innych ustawach:
Stanowisko do spraw oświaty
- rejestr aktów nadania stopni awansu zawodowego nauczycieli mianowanych i zaświadczeń wydanych przez komisję egzaminacyjną
- ewidencja dotycząca pomocy materialnej dla uczniów
Stanowisko do spraw planowania przestrzennego
- rejestr miejscowych planów zagospodarowania
- rejestr wniosków o sporządzenie lub zamianę planów miejscowych
- publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie
- rejestr wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
- Rejestr decyzji w sprawie ustalenia jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej uchwaleniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy Pabianice
